Aunque ya se ha explicado en clase y con detalle la
metodología para la realización del trabajo práctico, vuelvo a insistir en su
explicación. Hay que tener presente que una vez entendido el
procedimiento es más fácil de realizar y esto conllevará no cometer grandes
errores. La demostración por parte de la agencia del conocimiento y aplicación
de la metodología es una condición fundamental para superar la práctica.
Por lo tanto, es mucho mejor que TODO el equipo entienda la
metodología para aplicarla bien. Mejor que no hacerlo así y arriesgarse a seguir aplicando metodologías no
adecuadas en el trabajo. Para luego tener que estar intentando darles la forma y presentación
solicitadas para superar la práctica en un ejercicio de disfrazar el trabajo que no se ha hecho bien. Esto último no tiene ningún sentido
funcional y pone en riesgo el proyecto formativo.
El desarrollo de la metodología para trabajar por tareas es
la siguiente:
1.- El grupo realiza una definición lo más detallada posible
de las tareas de todo el proyecto del trabajo práctico, tanto en las tareas
para la realización del plan de comunicación como del resto de tareas que
contiene el trabajo práctico. Gracias a este esfuerzo el equipo puede prever el
esfuerzo a realizar, las tareas más relevantes, los recursos de conocimientos
necesarios y prever competencias aplicables en función de las que dispone el
equipo, planificar calendario general del proyecto, etc. Aquí se identifican
los sprints con sus actitividades y subactividades, para llegar a las tareas
concretas que tienen que realizar los miembros del equipo (Backlog de
proyecto/producto).
2.- Al comenzar el hito o sprint se profundiza en el
análisis de las tareas y de sus posibles responsables, con tiempos previstos y
fechas de realización para una planificación general del hito. En esta etapa
sería normal que la definición detallada de las tareas a realizar suponga
nuevas tareas o divisiones de las tareas que aparecían en el backlog de
producto o proyecto. Esta parte sería el backlog de sprint o del hito. La definición conjunta de las tareas ayuda a conseguir que los objetivos de las mismas sean consensuados y adecuados al proyecto.
3.- Una vez definidas las tareas para poder ser realizadas
por el equipo se pasan a Trello para su gestión. Las tareas están ya bien
definidas, nombradas de forma diferenciada en función de su objetivo y
preparadas para ser adjudicadas a una persona. En esta situación las tareas se gestionan
dentro de Trello según los criterios de la agencia para la definición de sus
estados de realización. Cada profesional (estudiante) registra en Trello el estado de sus tareas en
Trello según su desarrollo. Todos los miembros del equipo deben utilizar el Trello con el registro y gestión de sus tareas.
4.- Una vez que un responsable de la tarea la ha terminado,
registra la tarea como hecha en Trello, con los datos de ejecución requeridos. Sería interesante apuntar en las tareas datos relevantes para los informes de Sprint, Retrospective y de aprendizajes. La reflexión y registro en cada tarea supondrá adelantar el trabajo para hacer unos buenos informes de entrega de hito.
5.- Las tareas que se están gestionando en Trello se comentan en las reuniones de equipo. En estas reuniones semanales se
recogen las tareas realizadas la semana anterior para su revisión, comentario y
visto bueno por parte del equipo. Se han registrado los tiempos utilizados. Se
realiza el informe sobre las tareas revisadas que se solicita en la ficha, y se
deciden las nuevas tareas para repartir en el equipo y para realizar la semana
siguiente. Es evidente que estas últimas tareas deberán aparecer como tareas
realizadas para la próxima ficha reunión. Todo el avance de tareas se está registrando en la hoja de cálculo con los tiempos definitivos. Hay que leer bien las indicaciones sobre el contenido de estos tres informes de
la ficha de entrega de hito para ir recogiendo contenidos adecuados a lo que se solicita durante el desarrollo de las tareas. Incluso tomando notas con datos para los informes en las tareas de Trello. Cada tarea en Trello tiene un espacio para comentarios.
6.- El Excel del proyecto/hito es la herramienta para
registrar todas las tareas, reuniones y cualquier otro aspecto del proyecto que sirve el seguimiento y registro del mismo. El Excel va evolucionando a medida que se desarrollan los hitos. Este registro se va realizando a medida que avanza el proyecto para finalizar con todos los datos del proyecto para poder realiar informes sobre el mismo.
7.- Los informes para entrega de hito sobre las tareas realizadas, la dinámica del
grupo y el aprendizaje serán lo más detallados posible para mostrar la implicación en el proyecto y el esfuerzo que se realiza para aplicar la metodología de mejora continua enfocada a los logros. Tiene que haber relación entre los informes parciales y el resultado final del plan de comunicación al cliente.
Con esta metodología todo el equipo de la agencia tiene un
seguimiento detallado del proyecto y puede prever y controlar todos los
problemas, así como sacar conclusiones. La metodología requiere de la implicación de todo el equipo de la
agencia para que el proyecto sea compartido y puedan surgir las interacciones
que dan valor al trabajo en equipo y aseguran una buena calidad de los
resultados. Todo el equipo sabe lo que hace el resto y puede tomar decisiones
para la calidad de las tareas. Todo el equipo está conectado al proyecto y debe
de seguirlo de forma adecuada. Todo el equipo puede y debe interacturar y
pensar para la calidad y la mejora continua del proyecto.
Con estos criterios ya explicados y ahora repetidos y
escritos, debería ser suficiente para que un equipo de varias personas
(semi-profesionales) puedan aplicar la metodología con la calidad mínima
requerida para superar la asignatura. Muchas gracias.
¡Adelante con el aprendizaje de gestión de proyectos!
